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La gestión de su negocio en la nube

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Terminología específica de Action

Para poder comprender cómo utilizar Action debemos conocer como mínimo los siguientes conceptos:

  • Contacto, sede y empresa
  • Arquitectura de usuarios / empresa
  • Acciones
  • Grupos de acciones
  • Relaciones entre acciones
  • Documentos
  • Proyectos
  • Lista de precios
  • Material

A continuación se explicarán los conceptos enumerados previamente.

Contacto, sede y empresa

Al contrario que otros sistemas, Action organiza jerárquicamente empresas, sedes y contactos para facilitar la organización de grandes volúmenes de contactos.

Una empresa representa una identidad fiscal (N.I.F., C.I.F), la cual puede disponer de una o más sedes (localizaciones geográficas diferentes). Los contactos deben pertenecer a una sede concreta para estar completamente localizados.

Usuarios

En Action, los usuarios son un contacto más con configuración propia para el usuario. El usuario ha de pertenecer a una sede de la empresa para la cual se ha realizado la instalación.

Además, de cara a la organización específica del trabajo del usuario en la empresa, los usuarios pertenecen a grupos de usuario. El conjunto de tareas que Action permitirá realizar a cada usuario dependerán de los grupos a los que pertenezca; por tanto, la aplicación para los usuarios de los distintos departamentos será distinta (las tareas que realicen accederán a una información u otra, a unos menús u otros).

Acciones

En Action toda actividad/tarea se gestiona mediante acciones (tanto para gestionar un pedido como las vacaciones de los empleados). En cualquier caso en Action todo se registrará mediante acciones.

Las acciones pueden estar en dos estados fundamentales:

  • Abiertas : la acción es modificable, e indica que está pendiente de realización.
  • Cerradas : la acción ha sido realizada y, por tanto, su contenido no puede ser modificado.

Este concepto es interno de Action, pero es importante que sea conocido por todo usuario ya que las herramientas de búsqueda y consultas en Action siempre vendrán referidas a este concepto.

De esta forma cuando un usuario consulte, por ejemplo, sus acciones pendientes, estará revisando todo lo que tiene pendiente de realizar y sea gestionado desde Action. Una acción pendiente también representa un estado de los elementos que tenga asociados: un documento con una acción abierta asociada de tipo pendiente de revisión implicará que está en estado de pendiente de revisión.

Grupos de acciones

Las acciones suelen estar agrupadas en grupos de tipos de acción; una acción de un determinado tipo puede pertenecer a uno o varios grupos. En búsquedas, se puede filtrar por grupos, de modo que las diferentes acciones quedarán agrupadas según el criterio del administrador. Los grupos de tipos de acción también permiten limitar u ofrecer la visibilidad de las acciones a los usuarios.

Relaciones entre acciones

Las acciones pueden ser autónomas o estar incluidas en una secuencia. Esta segunda posibilidad es la que nos permite seguir los procesos de la empresa, por ejemplo, pasando una tarea a su siguiente fase. Hay dos tipos de relación:

  • Acción siguiente : Se utiliza cuando una acción es precedida por otra, es decir, una secuencia, en la que cuando una acción finaliza se pasa a la siguiente. Dicho con otras palabras, se utiliza para definir un flujo de estados donde cada acción implica un estado.
  • Acción perteneciente al hilo : En este caso no hay un cambio de estado, una acción depende de otra pero como tarea asociada y no como paso a la siguiente fase. Se podría decir que se trata de acciones subordinadas.

Todo esto será configurado por el administrador. El usuario, por tanto, se encontrará con los grupos y secuencias definidas.

Una vez introducidos estos conceptos, ya podemos aclarar que aunque en Action todo se trate como acciones, las acciones están categorizadas en tipos y grupos, de esta forma cuando un usuario realice búsquedas de acciones podrá ceñirse a tipos/grupos. Es más, para la mayoría de los momentos, los usuarios se referirán a las acciones por su tipo y no como acciones. Por ejemplo, si un usuario trabaja el departamento de ventas y crea un nuevo pedido, esto internamente para Action será una acción de tipo Pedido, pero el usuario se podrá referir a ella como ?Pedido?.

Documentos

Action permite la gestión de documentos internos (ofertas, pedidos a proveedor, facturas a cliente, cartas, correos electrónicos,...) y externos (facturas de proveedor y suministrador, pedidos de cliente, contratos,...). Cada tipo de documento dispondrá de unas características específicas, las cuales se detallarán más adelante.

Los documentos se crearán como consecuencia de la creación de determinados tipos de acción y su finalización (momento del envío y/o validación del registro) será la consecuencia del cierre de esa misma acción de creación. De igual forma, los documentos pueden tener acciones asociadas, las cuales indicarán en qué estado se encuentra el documento, y el conjunto de estados por los que éste ha pasado.

Proyectos

De cara a una mejor gestión, Action nos permite definir proyectos, que nos servirán como almacenes en los que clasificar acciones por temática de trabajo. Toda acción se podrá asociar a un único proyecto. De esta forma en cualquier momento se podrán realizar consultas referidas a todas las tareas relacionadas con un determinado proyecto, permitiéndonos localizar de forma sencilla todo el trabajo que se esté llevando a cabo relacionado con dicho proyecto.

Los proyectos, además, están categorizados según tipos; el administrador de Action podrá generar distintos tipos de proyectos. Posteriormente los usuarios podrán crear los proyectos asociados a cada tipo.

Lista de precios

La lista de precios es el listado de artículos existentes con su correspondiente información (referencia, proveedor, precio, etc.). Existe la posibilidad de crear artículos de lista de precios bajo sedes propias, sedes de suministradores y sedes de proveedores.

Material

En Action el concepto material nos permite gestionar las cantidades, ubicaciones, propietarios, etc. de los artículos/productos de que disponemos o queremos controlar.

En el material se incluye la información correspondiente su referencia, cantidad, número de serie, etc., así como su propietario, localización y, en caso necesario, ubicación. Los propietarios y localizaciones deberán existir en nuestra base de datos de contactos, y la ubicación estar dada de alta en el listado de ubicaciones de Action.

Además, existe la posibilidad de definir jerarquías de materiales, de forma que unos pertenezcan a un conjunto junto con otros materiales formando un nuevo material.

Es importante remarcar la diferencia entre la lista de precios y los materiales: los artículos de la lista de precios serán todos los que hayamos registrado en Action, artículos nuestros o de cualquier proveedor. La lista de precios nos permite conocer que artículos existen y qué características tienen, pero no quiere decir que los tengamos disponibles, para controlar stocks es necesario dar los artículos de lista de precios como material.