Configuración inicial-Action Business Tools: la gestión gratuita de PyMEs y autónomos en la nube.

Configuraci�n inicial

Requisitos previos

Aunque Action se ha concebido para simplificar al m�ximo su puesta en marcha, s� que es necesario ingresar en la aplicaci�n una serie m�nima de datos que le permitan generar unos documentos de calidad profesional. Por supuesto, la calidad de estos documentos depender� fuertemente de la calidad de los datos que usted introduzca. Para la configuraci�n, necesitar�:

Datos de facturaci�n de su empresa : Nombre de la empresa, NIF, direcci�n de facturaci�n.
Datos de imagen : Logotipo de su empresa, pie de p�gina de los documentos enviados.
Direcciones de correo electr�nico: a ser posible bajo un dominio de su propiedad.

La direcci�n de correo electr�nico del usuario no tiene por qu� ser la misma direcci�n que se utilice dentro de la aplicaci�n como remitente de los correos. Adem�s, podr� en un futuro cambiar estos datos si as� lo desease.

Pasos para la puesta en marcha

Una vez disponga de la informaci�n necesaria, deber�:

Registrar un usuario en la Web de Action: Cree una cuenta y verif�quela siguiendo las instrucciones del correo electr�nico que reciba. El nombre, apellidos y direcci�n de correo electr�nico que utilice para esta cuenta no tendr�n por qu� coincidir con su perfil en la base de datos. De hecho, usted podr� disponer de un perfil diferente en cada base de datos a la que tenga acceso.
Acceder a la aplicaci�n : utilice los datos de registro y presione el bot�n "Conectar".
Crear una nueva base de datos, o aceptar la invitaci�n de acceso a una base de datos existente: no es necesario que usted cree una base de datos si lo que realmente desea es acceder a una base de datos creada por otro usuario. De cualquier forma, siempre podr� crear nuevas bases de datos para su uso personal, o compartidas con otros usuarios de Action en el men� "Perfil de Usuario".
Configurar la base de datos (opcional) : Si ha optado por crear una nueva base de datos, siga los pasos del wizard de configuraci�n de la base de datos.

Configuraci�n inicial de las bases de datos

Antes de poder empezar a trabajar con la base de datos, tendr� que configurarla. Una vez que acceda a la base de datos (bien aceptando la invitaci�n a cambiar de base de datos o bien seleccionando la base de datos en el men� de usuario), presione el bot�n "Inicializar base de datos".

Introduzca con cuidado el mayor n�mero de datos posible; sus documentos generados ser�n realmente de calidad. De todos modos, podr� actualizar esa informaci�n en el men� de usuario en la opci�n "Configurar la base de datos actual".

A�adir usuarios a la base de datos

Si es usted el creador de la base de datos, muy posiblemente querr� dar acceso a sus colaboradores a la base de datos de su entidad. Para realizar estas invitaciones, siga los siguientes pasos:

Cerci�rese que est� utilizando la base de datos correcta. La informaci�n est� disponible en el nombre del men� de usuario (situado en la esquina superior izquierda de la aplicaci�n),si puede administrar m�s de una base de datos.
En el mismo men� usuario, localice la opci�n "Invitar usuario".
Introduzca la direcci�n de correo electr�nico a la que enviar la invitaci�n. Esta direcci�n de correo no tendr� por qu� ser la misma que luego remita los correos electr�nicos dentro de la aplicaci�n, pero ser� la que se deber� utilizar como usuario de Action.
Complete los datos del perfil del usuario dentro de su base de datos. Estos datos se utilizar�n �nicamente dentro de esta base de datos.
Espere a que la persona a la que ha invitado acepte su invitaci�n para pertenecer a la apliaci�n.

Establecer permisos y roles dentro de la base de datos

La versi�n gratuita de Action permite una cierta configuraci�n de los permisos de los usuarios dentro de una base de datos determinada. Estos permisos limitar�n la informaci�n que sean capaces de ver, as� como las tareas que el usuario pueda realizar.

Para simplificar inicialmente el uso de la aplicaci�n, lo nuevos usuarios dispondr�n de todos los permisos, salvo los de "Administraci�n de la Aplicaci�n" y "Administraci�n de Usuarios".

Acceda a la cuenta de usuario para modificar el conjunto de permisos que �ste dispone. Esta confiugraci�n estar� disponible en la opci�n "Configurar la base de datos actual" del men� de usuario, si accede al registro del usuario

Los permisos disponibles son los siguientes:

Log�stica : tareas relacionadas con la atenci�n de pedidos de cliente, pedidos de proveedor, facturaci�n y gesti�n de cobros.
Ventas : tareas relacionadas con la generaci�n de proyectos de venta, ofertas, creaci�n de pedidos de cliente.
Marketing: tareas relacionadas con la generaci�n de oportunidades de venta
Administradores : capacidad de extraer informes globales de la empresa
Men�s por defecto : capacidad de acceder a determinados men�s gen�ricos de la aplicaci�n
Contactos - Modificaci�n : modificaci�n de datos de los contactos ya registrados en la base de datos.
Contactos - Cambiar contactos de empresa : capacidad de mover a un contacto de una sede a otra, de la misma o de diferente empresa.
Contactos - Eliminaci�n : capacidad de eliminar un contacto, haciendo m�s complejo el acceso a su informaci�n.
Lista de Precios - Modificaci�n : modificaci�n de las listas de precios.
Administraci�n de la Aplicaci�n : capacidad de realizaci�n de determinadas tareas de mantenimiento, como la exportaci�n de la base de datos o la eliminaci�n de la misma
Administraci�n de Usuarios : capacidad para dar altas y bajas de usuarios, as� de como modificar los permisos de los usuarios.

Manual

Terminolog�a