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La gestión de su negocio en la nube

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Control de Gastos

Action Business Tools le permite también controlar los gastos de su empresa, asociándolos a proyectos. De esta forma tendrá una medida más exacta de lo que realmente le está costando realizar sus tareas cotidianas.

Qué es un gasto

Entenderemos como gasto aquellas salidas de dinero que no se justifican mediante factura de proveedor o factura de suministrador, y por tanto no están asociados a un NIF.

Habitualmente, de estos gastos no es posible deducirse el IVA, por lo que durante su registro apropiado apuntar el importe total (incluyendo el IVA) en la casilla de importe total y, el importe de IVA dejarlo en blanco o a 0.

Registro de gastos

El registro de gastos se puede realizar desde el menú "Contabilidad", seleccionando la opción "Registrar Gasto (GS)". Se nos pedirá que seleccionemos el proyecto apropiado para el registro del gasto y se nos mostrará el documento de registro de gasto.

También será posible crearlo desde el proyecto, mediante el uso del botón "Crear", seleccionando la opción "Registrar Gasto (GS)". En esta ocasión no se nos pedirá la selección del proyecto, puesto que Action asume el uso del proyecto actual.

A la hora de registrar gastos, tiene varias opciones:

  • Registrar un documento por cada gasto.
  • Registrar un documento de gasto con varias líneas, una por gasto.
  • Registrar un documento agregado de los gastos.

Cada una de las opciones tiene sus pros y sus contras, que pasamos a analizar.

  1. Registrar un documento por gasto

    Si opta por esta opción, registre la información relevante en el asunto y el cuerpo del documento, y apunte el total del gasto en "Importe Total" (ya que habitualmente no podrá desgravarse el IVA).

  2. Registrar un documento de gasto con varias líneas, una por gasto

    En esta opción, deberá crear una línea por cada gasto y, manualmente, calcular el total de los gastos.

    Las líneas del documento las podrá importar de la lista de precios y, en el asunto y cuerpo del documento podrá anotar el concepto del conjunto de los gastos (p.e. gastos de la visita a cliente).

    Esta opción es la más racional desde el punto de vista de la gestión de la información, aunque también es la más tediosa a la hora de introducir la información

  3. Registrar un documento agregado de los gastos

    En esta opción sólamente calcule el importe total de los gastos agrupados por concepto. Apunte el concepto en el asunto y cuerpo del documento.

    No le recomendamos el uso de esta opción que, si bien es la más rápida, no le permitirá analizar la información recogida.

Finalización del registro de gastos

Una vez introducida la información de gasto, pulse el enlace "Finalizar registro del gasto (GS) ". El gasto pasará al control de cobros y pagos, como cualquier factura.