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La gestión de su negocio en la nube

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Gestión de la Facturación

La facturación en Action pasa por tres fases:

  • Creación de la factura: Las facturas se crean a partir de un pedido (ya sea de cliente o de proveedor) o directamente, si se trata de una factura de suministrador. Una factura en borrador copia todos los elementos de su pedido origen, aunque se podrá modificar su contenido hasta el momento de evolucionar la factura a estado de pendiente de cobro/pago.
  • Factura pendiente de pago/cobro: Estado en el que se mantiene una factura hasta que se ha realizado el pago/cobro.
  • Factura cobrada/pagada: Estado al que se llega una vez se confirma el pago/cobro.

A continuación pasamos a explicar como se gestiona cada uno de los tipos de factura y sus consultas.

Gestionar facturas de clientes

Las facturas de los clientes procederán de la evolución de los Pedidos de Cliente. No existe opción para crear una factura sin un pedido previo.

Para crear una factura de cliente, desde un Pedido de Cliente en estado "PC - Pte. Factura", presione el botón "Crear" y seleccione la opción "Crear Factura Cliente (FC)".La edición de las facturas se realiza de la misma forma que la edición de cualquier otro documento de Action. Visite la sección de creación de ofertas para más información.

Las facturas que se encuentren en borrador se podrán encontrar, como viene siendo habitual, en los listados de "Acciones pendientes" o en "Documentos en borrador".

Cuando accedamos a la factura y confirmemos que toda la información necesaria está especificada deberemos evolucionarla a través del link "Enviar Factura". En ese momento se imprimirá o enviará por correo electrónico (según el formato de impresión) la factura a su cliente.

Gestionar facturas de proveedor

Las facturas de los proveedores procederán de la evolución de los Pedidos a Proveedor. No existe opción para crear una factura sin un pedido previo.

Para crear una factura de proveedor, desde un Pedido de Proveedor en estado "PP - Pte. Factura", presione el link "Registrar Factura de Proveedor".La edición de las facturas se realiza de la misma forma que la edición de cualquier otro documento de Action. Visite la sección de creación de ofertas para más información. En este caso, para evitar tener que introducir toda la información relativa a las líneas del pedido, es posible fijar el importe final del documento, así como el IVA (para evitar problemas con redondeos erróneos durante el registro de facturas mal formadas).

Las facturas que se encuentren en borrador se podrán encontrar, como viene siendo habitual, en los listados de "Acciones pendientes" o en "Documentos en borrador".

Cuando accedamos a la factura y confirmemos que toda la información necesaria está especificada deberemos evolucionarla a "FP - Pte. Pago". En este caso no se generará documentación impresa alguna. Cabe destacar que puede ser útil utilizar la tabla de adjuntos para asociar el fichero de la factura de proveedor en la aplicación y así almacenarlo centralizadamente.

Abono de Facturas

Existen ciertos casos en que las facturas o parte de ellas deben ser anuladas. Para estos casos existe la opción del abono de las mismas. Veamos algunos ejemplos de cómo utilizar esta funcionalidad:

  • Abonos de cliente

    Desde una factura pendiente de cobro, presione el botón "Crear" y seleccione la opción "Crear Abono a Cliente." Una vez confeccionado el abono por la vía habitual, finalice el abono mediante la opción "Enviar Abono".

  • Abonos de facturas de proveedor y suministrador

    Los abonos de proveedor y suministrador se crearán análogamente a los abonos de cliente, desde una factura en estado "FP - Pendiente de Pago" o "FS - Pendiente de Pago" a través del botón "Crear", seleccionando la opción "Registrar abono de proveedor" o "Registrar abono de suministrador".

Gestionar cobros y pagos

Para poder buscar en cualquier momento las facturas o abonos que tengamos pendientes de cobro o pago existe una herramienta de consulta. Dicha herramienta la podremos encontrar en el menú "Contabilidad", seleccionando la opción "Facturas - Pendientes de cobro/pago".

Accediendo a la factura pendiente de cobro o pago, podrá fácilmente marcarla como cobrada o pagada presionando el enlace "Cobrado/a" o "Pagado/a" según sea conveniente.

Dispone de otro menú, "Contabilidad" - "Facturas - Previsión de Cobros y Pagos" a través del cual podrá organizar fechas y estado de cobro y pago de las facturas y abonos de la aplicación. Accediendo a una factura, podrá modificar la fecha prevista del cobro/pago, así como apuntar el posible seguimiento de la factura.

Obtener un resumen de la facturación

Deberemos utilizar las opciones del menú "Contabilidad", en concreto deberemos seleccionar la opción "Facturas - Resumen". Se nos mostrará una tabla con el listado de facturas, tanto a cliente como de proveedor, junto con su estado de cobradas o pagadas. De esta forma podremos obtener de forma rápida un balance de facturación.