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Business management in the cloud

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Gestión de ofertas

Action permite crear, enviar y gestionar todas las ofertas que realicemos a cliente.

Como se comentó en puntos anteriores, se han de crear las ofertas asociadas a un determinado Proyecto de Ventas. Este Proyecto de Ventas ha de existir antes de poder crear una nueva oferta. Consulte la documentación disponible si tiene dudas con el proceso de creación de Proyectos de Ventas.

A continuación pasamos a explicar:

  • Creación: Cómo crear una nueva Oferta.
  • Búsqueda: Cómo buscar una Oferta ya creada.
  • Gestión: Seguir, rehacer, marcar como desestimadas...

Crear un Oferta

Crear un Oferta

  1. A través del menú "Ventas" seleccionamos la opción "Crear Oferta (OFE)".
  2. Lo primero que necesitaremos para crear una Oferta será seleccionar el contacto correspondiente al destinatario.
  3. Tras la selección del contacto, deberemos seleccionar el Proyecto de Ventas al que asociar la oferta. Si crea la oferta directamente desde el botón "Crear" dentro de la vista de proyecto, no será necesaria realizar esta selección.
  4. Se mostrará la ventana correspondiente la Oferta para que la completemos con la información deseada.

Añadir referencias a la oferta

  1. Haga click sobre el botón añadir de la tabla "Elementos". Seleccione "Vacío" si no desea importar ninguna referencia, o "Lista de Precios" si desea importar una referencia ya incluida en la lista de precios.
  2. Si ha seleccionado "Lista de Precios", se nos mostrará la ventana de búsqueda de artículos, donde podremos especificar los criterios de búsqueda y, tras encontrar la referencia y pulsar "Aceptar", se importarán los datos de lista de precios automáticamente.

Otros elementos de la oferta

  1. Asunto y cuerpo: modifique el asunto y cuerpo del e-mail o portada (en cartas y faxes).
  2. Destinatarios: podrá añadir destinatarios en la tabla correspondiente, o editar la información de los destinatarios si ésta estuviese incompleta o desease añadir alguna información adicional.
  3. Cláusulas del documento: podrá editar las condiciones de la oferta, formas de envió y demás información adicional en la tabla "Cláusulas". En la configuración de la base de datos podrá definir valores por defecto de estos campos para facilitar la creación de ofertas.
  4. En el botón "Cambiar", tendremos disponibles más opciones, como cambiar el formato de impresión a carta, fax o e-mail, el IVA, el idioma,...

Envío de la oferta

Antes de enviar la oferta, el botón "PDF" le mostrará la vista previa del documento. Revise esta vista previa antes del envío. Una vez verificada la oferta, podrá enviarla utilizando el enlace "Enviar oferta (OFE) y crear seguimiento"

Otras consideraciones en el proceso de creación de ofertas

Es posible que, a mitad de oferta, decida cambiar de tarea. Las ofertas, como el resto de documentos en Action, se almacenan como borradores. Estos borradores están accesibles desde el menú "Documentos - Borradores de documentos".

Buscar Ofertas

  1. Para buscar una oferta que hayamos creado nueva y todavía sea borrador, existen dos vías posibles:
    • A través del menú "Actividad de Usuario" seleccionamos la opción "Acciones Pendientes". Entre ellas, encontrará su oferta en borrador.
    • En el menú "Documentos", opción "Documentos en borrador", encontraremos también una entrada con la oferta en borrador.
  2. Una vez la oferta se haya evolucionado a seguimiento nos aparecerá en:
    • En "Actividad de Usuario - Acciones pendientes", a partir de la fecha que hayamos indicado como prevista en el seguimiento de la oferta.
    • En "Actividad de usuario - Búsqueda de acciones". Esta herramienta de búsqueda, si no especificamos ningún criterio adicional nos mostrará todas las acciones en estado abierto.
    • En "Documentos - Búsqueda de documentos", filtrando convenientemente el formulario.
    • En "Ventas - Ofertas en seguimiento", mientras no se haya vuelto a editar y no se haya evolucionado hacia pedido, o desestimado la oferta.
  3. Cuando accedamos a la oferta en seguimiento podremos evolucionarla a Perdida, pasarla a Pedido Cliente si el cliente aceptó la oferta o bien podemos crear otra Oferta Nueva basada en la actual. Todas estas opciones son accesibles a través de los links situados bajo en el menú de la ventana.

Gestionar Ofertas

Una vez generadas las ofertas, Action permite su seguimiento a través de los diferentes menús y enlaces disponibles.

Una oferta en seguimiento aparecerá en en listado disponible en "Ventas" - "Ofertas - En seguimiento". Si se accede a la oferta, en la parte superior podrá encontrar enlaces realizar diferentes operaciones respecto al seguimiento de la acción:

  • Crear Oferta (OFE): Finaliza con el seguimiento de la oferta anterior para crear una nueva oferta que enviar al cliente. Esta oferta estará basada en la oferta anterior y la sustituirá a efectos de seguimiento, realización de pedido a cliente, etc..
  • Oferta rechazada por el cliente: Finaliza el seguimiento marcando la oferta como rechazada. En un formulario posterior se ofrece el registro del motivo del rechazo de la oferta para un posterior análisis.
  • Oferta rechazada por el cliente: Finaliza el seguimiento de la oferta y genera un pedido de cliente basado en la oferta actual. El pedido no tiene por qué ser idéntico a la oferta original, y podrá ser editado.